外贸人的英语应该有多好? 商务电子邮件有 4 个级别。 你处于哪个级别?
如果能写好英文邮件,是对国际贸易这项工作的一个加持。不同层级的商务邮件,客户在回复时的差别为什么会这么大呢?第一层的外贸人,语句简单,一看就是这家公司的外贸销售人员。第四层级的外贸人,买家收到邮件的时候,第一反应就是很惊艳!想写好一封商务邮件,得懂营销。...
与万千外贸人共同成长
作者简介:Stellar现生活、工作于西安。 从事外贸工作近10年,擅长海外项目管理、学习团队建设和商务英语写作。 上市公司国际市场CMO、焦点商业特约讲师、外贸公司顾问。
相信言语的力量
许多年前,我收到一封来自美国业内杂志的电子邮件,宣传他们的广告服务。 他们有纸质版本和网站。 他们可以对我们公司老板进行独家采访,包括介绍公司,并将采访文章放在他们网站的首页。 纸质版也可以分几页出版。
联系我的人是一位女士。 她写的邮件水平非常高,而且她的表情根本不是普通的销售语言。 她的英语给人一种非常古典、优雅的感觉。
经过几轮沟通,我给她打电话,直接问她:“你在英国读大学吗?”
果然,她纽约大学毕业,在英国学习了两年,然后回到美国负责他们公司的全球市场推广。
这是我第一次深深感受到有人能把商务邮件写得这么漂亮。
我们的合作伙伴中有一位印度外国人。 许多年前,当我们第一次联系时,我无法理解他在电子邮件中写的许多句子。 于是我仔细学习,把他所有的邮件抄到笔记本上,学习他的写作风格和词汇。
我非常认真地回复了他发来的每一封电子邮件。 我先起草了,然后修改,修改满意后才发出去。
当时,我抱着“我还是不相信广州商务英语哪里好,你的英语水平怎么会比我好?”的心态,通过电子邮件与这位印度客户沟通,交流英语。 几个月后,我能感觉到自己进步得很快。 不仅如此,在沟通过程中,我还出售了自己的设备并帮他提供了咨询服务,我们的合作一直持续到现在。
通过这两次经历,我意识到,如果我写商务电子邮件的能力足够高,我可以实现很多事情。
就我们的国际贸易而言,在所有的通讯工具中,使用频率最高的就是电子邮件。 如果你能写好英文电子邮件,那对国际贸易工作来说将是一件幸事。
我称之为言语的力量。
商务电子邮件的四个级别
由于我多年的外贸经验,我读过很多外贸人与外国人交流的电子邮件。 通过他们的邮件,大致可以分为四个层次。
一级练习者对相关术语和短句非常熟练。 这个商务人士想要表达的内容可以通过短句、最常用的词汇、最口语句型来表达。 这些基本功都没有问题。
第二级的外贸人在邮件交流中会有更丰富的内容,比如添加一些具体的问候语,和外国人聊业务范围之外的内容,包括新闻、时事、风土人情等。忙或者爱沟通,回复的时候他会多说几句话。
三级外贸人员经常会写比较长的电子邮件。 他们想要表达的内容是用线性思维方式罗列出来的,并附有辅助和支持性的信息、图表、数据等,相对来说,这个水平已经相当不错了。
四楼的外贸人员与客户交流的电子邮件并不拘泥于长度和形式,但他写的英文很有艺术感,连母语为英语的外国人都喜欢读。 这种情况有一个最明显的特点:老外回复的邮件肯定比我们上一封邮件长很多,而且他在下一封邮件中把我们要问的事情都说了。 感觉客户敲键盘回复邮件的时候比我更细心、更认真。
为什么不同级别的客户对商务电子邮件的回复方式存在如此大的差异? 从买家的角度来看,这是显而易见的。
假设你是一个采购商,你在全世界范围内寻找供应商,但你也很清楚,中国拥有这个产品最多的制造商(大多数行业都是这样广州商务英语哪里好,中国制造的实力是无法比拟的)否认)。 发出询问后,大家会在当天、第二天、或几天后逐渐回复您。
一楼的外贸人员都是用简单的句子。 一看就是这家公司的外贸销售人员。 通常他会介绍他的产品,所以当买家回复他时,他会问一两个问题,索要证书,并要求他报价。 基本情况就是这样。
第二个层次,买家能感觉到你对面写邮件的人比较活泼,有一种和你交朋友的感觉。 不过,你也是一个有经验的人,很清楚他的目的就是为了卖产品。 当你回复邮件时,你不会愿意谈论一些没有的东西,我们来谈论产品。
三级外贸人员非常专业,逻辑性强,在应聘的供应商中非常优秀。 作为买家,第一反应不是让这家公司跑掉,而是先沟通,留住这个资源。 当然,合作还很遥远。 需要进行综合比较,包括价格、认证、检验流程等,或者可以通过样品来确定是否可以继续沟通。
对于第四级外贸人来说,当买家收到邮件时,第一反应就是惊讶! 这是谁? 你在哪里学英语? 看来我得找个时间回复一下这封邮件了! 写之前还是要考虑一下。
因此,除非该行业和产品极度垄断,否则对于大多数其他产品,我们想问:买家与他合作的概率较高的是哪一个级别的销售人员?
决定商务电子邮件质量的根本因素
从底层机制来看,如果能做好以下四个方面,就真正能写好商务邮件。 具备这四个方面的外贸人,也是一个全能型的外贸人。
1.销售心理
研究销售心理学的目的就是能够说入客户的心里,把事情做好,让客户对我们建立信任。
直到现在,国内很多企业仍然认为销售首先是做人,然后是做事。 做项目的时候,找到关键人物之后一定要好好接待他。 比如宴席一定要到位,送礼物甚至红包也要送到位。 在西方文化中,事物至上,服务至上。 当服务水平达到对方标准并被对方接受时广州商务英语哪里好,人与人之间的关系也就同时建立起来,人与事齐头并进。
在国际贸易中与外国人打交道时,还需要洞察客户的心理。 如果你想钓到鱼,你就必须像鱼一样思考。
第一个大原则是客户永远只关心他自己。
当我们讨论如何用真实的数据向美国客户解释产品加了关税,所以我们要提高价格时; 当我们通知客户原来的报价因汇率变化而失效时,无论这些问题多么真实、多么完整,当数据展示给买家时,他们心里都会问:这和我有什么关系? ?
与其花时间说服客户接受目前因各种原因而涨价,不如深入他的商业模式,帮助他分析和开发当地市场,在但不限于以下范围内帮助他:供应商可以做。 提高销售量才是客户真正关心的。
第二就是作为一个外贸人,你要清楚地知道你的公司有什么能力,你是一个什么样的人。 在公司层面,我们需要在财力、合作模式、交付能力、认证能力等方面匹配合适的市场和合作伙伴。 在个人层面,从信仰、文化、个人特征等角度分析自己,明确自己的定位,这样才能在沟通过程中发挥自己的优质能力,避免出现短板。 见山是山,见水是水,才能开始爬山涉水。
第三,通过与客户的不断沟通,了解他们的购买价值观。 我在罗马尼亚的一个合作伙伴就是一家典型的求美心态的公司。 无论是数百万级别的招标项目,还是单台设备的采购,这家公司的老板只会从他看到的宣传资料和技术资料最精美的中进行选择。
作为他的中国采购代理,我会把他寄给我的欧洲当地厂家的样品手册直接转发给国内厂家,并告诉他们赶紧制作一个设计相似的宣传品版本,否则很难进入我老板的公司。前期店铺。 法眼-不包括审美系统。
也有一些客户从一开始沟通就非常注重合作的安全性。 强调安全的客户可以讲货源的唯一性、代理商的唯一性等等外贸人的英语应该有多好? 商务电子邮件有 4 个级别。 你处于哪个级别?,他们总是想锁定自己的货源资源,哪怕拿不到好价格。 在这种情况下,我们需要更加主动和严谨,提出与对方签署NDA(保密协议),同时向对方表达你公司的商业原则,以便你能够匹配你的价值观在公司层面。
在我合作的客户群体中,还有一位买家对市场上的同类型产品非常熟悉。 比如有哪些车型,欧美有哪些品牌,中国有哪些企业做得比较好? 脱口而出。 此类买家的购买价值观是新颖的。 无论是用户还是经销商,他对行业现有的产品都非常熟悉。 他最关心的是谁有新的变化,比如功能、设计上的新修改。
这样的客户重视创新,并对供应商也有同样的期望。 我们能做的就是跟上他的步伐,强调我们的产品在不断推出新的迭代产品。 同时,我们必须为他做一件事——解释公司的ROADMAP(产品线规划)。 寻求新奇的客户很难找到,他们会帮助我们改进和创新我们的产品。
2. 营销
如果你想写一封好的商务电子邮件,你必须了解营销。 理解营销的前提是首先要打破只做销售不做营销的思维定势。
外贸人士称,岗位是海外市场专员、海外营销工程师。 然而,很多外贸人并不知道销售和营销的区别。 他们甚至认为它们是同一个概念,只是术语不同。
以打鸟为例英语,销售的工作就是撒网,营销的工作就是撒米。 当地上有稻米时,就会有更多的鸟来。 打破只做销售不做营销的思维,落实在邮件沟通中,即不要急于推销东西,不要总是问诸如“我的报价是多少?”之类的问题。 “你什么时候可以给我下订单?”,更多的是传达自己的价值、品牌、服务能力等。
一个只懂得做销售的外贸人,就像在恋爱的过程中请对方一起吃饭、一起玩一样。 但如果他懂营销,他就会和对方讨论共同的爱好,建立心灵上的沟通。 一封好的商务电子邮件表面作用是建立联系,但其最终功能是传递价值。 价值被传承、被接受,你想要的就会水到渠成。
3、较强的语言能力
当应用于电子邮件通信时学英语,语言技能包括两个方面。
首先要做的就是讲一个故事。
以Case Study的形式与客户分享一个故事,可以省去前期沟通的很多麻烦,快速达到脱颖而出的效果。
Case Study包括我们是如何认识合作伙伴的,他当时的具体需求是什么,遇到了什么问题,我们提出了什么样的方案,以及我们通过了哪些测试或验证动作让合作伙伴决定与我们合作; 产品应用的具体情况,如何帮助合作伙伴,最后是合作伙伴和最终用户的反馈。
第二步是优化和改进电子邮件的编写方式。
一个非常实用的技巧是在电子邮件的开头和结尾添加金句。 例如,年初与客户讨论新项目时,您可以这样写:
春天是计划和项目的时期。
(春天是安排和计划的季节——列夫·托尔斯泰)
在规划与客户的合作时,可以这样写:
未来是不确定的,但终点总是临近的。
(未来不可预测,但未来触手可及——吉姆·莫里森)
在邮件的最后,为了让客户能够宣传这个项目,可以用美国作家杰克·伦敦的一句话:
您迫不及待地等待灵感。 你必须用球杆追击它。
(你不能等待灵感,你必须用棍子去追逐它)
4. 优秀的英语能力
拥有出色的英语能力并不意味着电子邮件需要写得很漂亮。 高级或简洁的电子邮件写作可以渗透到论文的后面。 对于国际贸易从业者来说,基本的语言工具是英语,因此每天阅读大量的行业英文新闻和专业文章是必不可少的。
广泛阅读国外网站上有观点的文章,收集国内外同行的优质英语资料,学习好的单词和用法,分析其结构和写作,模仿其表达。 做这组动作没有别的办法,只能不断地、反复地练习。 随着时间的推移,你的英语能力会潜移默化地提高。
结论
2020年初疫情刚开始时,很多国家拒绝接受我们的货物,认为我们传播了病毒。 2月1日晚上,我熬夜写了一封邮件并发送给了我的伙伴。
电子邮件的主题是:
他们说“中国有麻烦了”。 我说“读一下这个。”
这是我一开始写的:
在你开始对这些天读到的所有冠状病毒新闻感到恐慌之前,请花点时间深呼吸。 通过鼻子吸入四秒钟,保持四秒钟,通过嘴巴排出八秒钟。
(在你开始对这些天看到的所有冠状病毒新闻感到恐慌之前英语培训,花一分钟时间深呼吸。通过鼻子吸气 4 秒,屏住 4 秒,然后通过嘴呼气 8 秒。)
然后邮件里明确指出:
但你知道网络世界充满了假新闻和仇恨言论。 我们必须给网络巨魔泼冷水。
(我想给网络键盘侠们泼一盆冷水,让你们知道中国现在正在发生什么。)
这是我在电子邮件末尾写的内容,我将摘录结尾部分:
这就是我们需要学习如何热爱恐惧的地方,因为当我们爱上恐惧时,我们往往会享受每天不确定的感觉。
不用说,这场危机的持续时间将对人类和经济产生巨大影响。 我们相信,局势将毫发无伤地度过这场风暴。
中国已经改变了。
最坚强的支持需要最坚强的意志。
在此向我最亲爱的合作伙伴传达我们想向您传达的信息:
“世界上没有什么值得放弃自己所爱的事情。但这就是我正在做的事情。”
翻译:
这正是我们需要学习如何热爱恐惧的原因。 因为当我们爱上恐惧时,我们每天都会享受那种不确定的感觉。
不用说,这场危机的持续时间将产生巨大的人类和经济后果。 我们有信心能够渡过这场风暴。
中国已经不再是以前的中国了。
最坚强的支持需要最坚强的意志。
在此,我想向我最亲爱的伙伴转达以下心声:
这个世界上没有什么能让你背弃你所爱的人或事。 我正在练习它。
以下是欧洲合作伙伴回复的邮件全文。
读完之后,用“客观、同理心、真诚、欣赏”四个字来评价是最合适的。 人与人之间的美好突破了国界,超越了距离,但这一切都是言语的力量。
你好恒星,
此时此刻,我对中国政府和人民面对未知威胁所表现出的积极态度和迅速反应表示敬佩! 我确信,如果这种病毒爆发发生在世界其他任何地方,影响会严重得多。
我站在你这边,我很久以前就知道媒体和互联网提供的信息是为了利润广州商务英语哪里好,而不一定是真相。 请放心,那些没有听到的声音了解这一危急情况,并以不受仇恨言论和假新闻影响的角度看待这一问题。
我们并没有分裂,我们所有人都明白我们是一体的时刻已经到来。 超越我们的国籍、超越我们的肤色、我们的政治或社会偏好,我们都是“人类”。
我相信,作为一个整体,我们将克服这一挑战,并变得更加强大和坚定。 还会有更多的事情发生,我们与未来的战斗以及根据我们的需要塑造世界和宇宙的斗争才刚刚开始。 我只是希望我们的孩子能够从我们的错误中吸取教训,他们不会像我们一样被国家、政治和意识形态边界的面纱蒙蔽,他们将成为更好、更友善、更团结的“人类”。
不管怎样,请接受我们的祝贺,因为你们为我们所有人勇敢而坚定地与这一威胁进行了斗争。
中国已经改变,未来还会改变更多。 世界也将如此。 我们需要改变,因为改变是通向未来的唯一道路。 我们只需要始终确保改变是为了更好。
此致。
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