外贸信函优势

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什么是外贸函

外贸函电是指在国际贸易过程中，进口商与出口商之间为达成交易、履行合同而进行的信函往来。

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外贸函电的基本特征

在对外商务活动过程中，外贸函电是厂商与厂商之间、厂商与客户之间发展业务关系、实现交易的重要手段。 一份好的外贸信函必须具备以下特点：

1、文笔规范，用词准确、严谨。

外贸函电是公文，主要内容是商务事务，主要目的是发展业务关系，达成交易。 因此，外贸信函使用的语言必须非常规范，尽量使用正规语言。 比如，尽量不要用about，而要用with regards to，尽量不要用send学英语，而要用deliver，尽量不要用answer，而要用in reply to等，避免不规范的用语。

2.大量使用书面语言。

外贸函电以书面形式传达各种有关信息，语言结构必须采用书面体，不仅要求使用正式的语言，而且要求句子结构严谨，尽量使用完整的句子。 经常使用动词和非谓语形式的短语和后置定语等形式语言结构来保证信件的严谨、严肃、简洁和准确。

3. 确保你的措辞准确。

措辞严谨准确是外贸函电的重要特点。 从法律角度看，外贸函件是对交易双方权利义务的明确约定，签署后取得了相应的法律效力。 外贸函电的用词必须准确、严谨，装运时间、地点，以及货物的质量、颜色、尺寸等必须明确规定。 表达必须准确。

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外贸信函优势

外贸函电为企业提供了一个虚拟的全球贸易环境，大大提高了商务活动水平和服务质量。 其优点主要包括：

1.提高通讯速度，尤其是国际范围内的通讯速度。 “外贸函电一方面打破了时空壁垒，另一方面提供了丰富的信息资源”，为各种社会经济要素的重组提供了更多可能性，将影响经济社会的布局和结构。

2、节省潜在开支，如电子邮件节省通讯邮资，电子数据交换大大节省管理和人员成本。

3、增加客户与供应商的联系。

4、提高了服务质量，能够快捷方便地提供企业及其产品的信息和客户所需的服务。

5、提供互动销售渠道。 使商家能够及时得到市场反馈，改进自己的工作。 外贸函电重新定义了传统的流通方式，减少了中间环节，使生产者与消费者之间的直接交易成为可能，从而在一定程度上改变了整个社会经济的运行方式。

6.提供全天候服务，即一年365天，每天24小时。

7、最重要的一点是外贸函件增加了企业的竞争力。 与传统的国际贸易业务运作模式相比，外贸函电在国际贸易中的优势非常明显，具体表现在：

（一）大幅降低国际贸易成本

与国内贸易相比，国际贸易单证数量多，加工成本高。 “通过外贸信函开展国际贸易，可以节省90%左右的单证处理成本，缩短单证提交、结算、汇款的时间，加快资金周转，节省利息支出，成本优势非常显着。”

交易成本的降低还体现在，由于大量中间环节的减少，买卖双方可以直接通过互联网进行商务活动，交易成本大幅下降。 “在传统的国际贸易业务中，由于有大量中间商的参与，国外进口商的进货价格往往是国内厂家交货价格的5-10倍。” 现在有很多国际贸易和外贸通信平台，直接整合互联网上中国制造商和国外进口商的供需信息，让他们直接在互联网上进行贸易。 由于中间环节的减少，中国出口企业和外国进口商都从中受益。

（二）交易效率显着提升

利用外贸函电进行国际贸易，买卖双方可以使用标准化、电子化格式的合同、提单、保险凭证、发票、汇票、信用证等，使各种相关单证可以在互联网上即时传输，大大节省账单 不仅可以减少文件传输时间，还可以有效减少纸质文件重复录入数据造成的各种错误，对提高交易效率有显着效果。

在传统的国际贸易中，合同签订、谈判、报关、租船订舱、保险和支付结算等所有环节都必须由人工参与。 交易效率低，错误率高，时间限制大。 通过在线办理相关业务，可以最大限度地减少人工参与，不受时间限制，提高业务处理的灵活性，为客户带来更多便利。

（三）全天候业务运营，提升客户满意度

由于世界各地的时差，进行国际商务谈判相当不便。 对于企业而言，在传统条件下，他们常常感到无力提供每周 7 天、每天 24 小时的客户服务。 而使用外贸信函，可以提供7到4天的全天候服务，任何客户都可以在世界任何地方随时随地从互联网上获取相关企业的各种商务信息。 如果您不能得到理想的答复，您也可以通过电子邮件的形式询问。 只要公司及时回复，来访者就能得到满意的答复。 外贸函电的全天候、不间断运行，使世界各地的客户都能随时获得所需的信息，为出口企业带来更多的订单，并能大大提高交易的成功率。

（四）降低贸易壁垒，扩大贸易机会

互联网作为一个全球网络，完全消除了地域界限，对减少国际贸易中有形和无形的壁垒具有积极意义。 在网上做生意，没有宗教信仰的限制，没有种族歧视，甚至公司规模和经济实力的差异也不再重要。 以美国为主导的发达国家极力主张对外贸通信达成的国际贸易免征关税。 一方面，这有力地促进了国际贸易的发展和国际贸易额的快速增长； 外贸函电的大范围发展，使全球经济一体化进程加快推进。

(5) 减少对实体基础设施的依赖

传统企业开展国际贸易业务必须具备相应的基础设施，如办公场所、仓储设施、产品展厅、销售门店等，开展国际贸易对实体基础设施的依赖程度远高于开展国内贸易。

因此，利用外贸信函开展国际贸易，可以大大减少实体基础设施的投资。 对于电子版报刊杂志、视听娱乐、计算机软件、信息咨询等信息产品，如果产品本身可以在线交易和交付，销售柜台和仓储实施就完全多余了。 从研发、订购、付款到产品交付的整个销售过程都可以在线实现。 通过减少或消除对物理基础设施的依赖，企业可以将大部分节省的成本让渡给客户。

（六）外贸函电改变国际贸易成本结构

在传统的国际贸易交易中，成本主要是指买卖过程中的信息查询、合同签订与执行、售后服务等成本，而外贸函电可以大大节省这些费用。 据调查，“在传统的国际贸易中，一项进出口业务需要处理相关机构的单据约200-350份，业务流程持续一到几个月；而纸张、书写、打印和错误大约占商品价值的 7%”；此外，“公司之间共享的所有信息中有 70% 来自采购订单。” 外贸函电的应用可以挖掘订单附加信息的潜力，简化数据处理程序，缩短国际贸易单证处理周期，降低企业库存水平，消除信息传递过程中的人工干预，从而降低成本 据统计，“外贸信函可节省5%至10%的商业交易成本”

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外贸信函格式

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外贸函电基本格式

外贸函电一般由六部分组成：信头、函内地址、标题、正文、结束语、署名和其他可选项目，包括附注、正文、附录、附言等。

1.标题

位于信纸顶部中央，包括寄件人姓名、地址和日期。 公司信头一般有中英文姓名地址、电话号码、传真等，写信时只需要打上日期即可。 但是，如果临时打印信头，寄件人的姓名和地址一般打印在信纸首页的右上角。 其他续页可用空白信纸，并注明页码、收件人姓名和日期。

日期应印在寄件人姓名和地址下方（也可印在信件地址下方），可左可右。 各国日期的书写习惯不同。 比如美国的写法是M/D/Y，比如2011年2月23日商务英语价格，英国的写法是D/M/Y，而日文的写法是Y/M/D。 因此，最好不要用数字来表示月份，以免引起误解。

2. 内部地址

指收件人的姓名、公司名称和地址，一般印在信头的左侧，信头的下方。 如果知道收件人的姓名，应使用尊称，如先生、女士、夫人等； 如果您不确定收件人的姓名，请始终标记收件人。

3.称呼

如果知道收件人姓名，男性会以Mr. Appellation开头，女性以Ms. Salutation开头，除非对方要求Mrs.（已婚）或Miss（未婚）地址。

如果您不知道收件人的姓名，您通常会使用 Dear Sirs、Dear sir or madam、Gentlemen 等。注意，这里没有提到 Dear Gentlemen。

4.身体

正文是信件的正文。 现在一般都是每段顶框写，段与段之间空一行，段宜短宜长。

5.免费关闭

结尾公式写在字母最后一行的旁边商务英语价格，并添加一个逗号。 常见的是 Sincerely，yours sincerely外贸信函优势，sincerely your，yours truly，very truly yous，yours faithfully。 一般来说学英语，只有在不知道收件人姓名的情况下，才用Yours faithfully/Faithfully yours 作为结尾套语。

6.签名

商务信函都是以公司名义的，所以在签收的时候要先注明寄件人所代表的公司，然后再签寄件人的名字，还可以加上他的头衔。

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外贸函电的其他格式要求

所有的外贸信电都有一个标准的格式，比如信头居中，信中地址与地址之间有一个空行，正文段落之间有一个空行，信件左对齐，除了用于信笺。

另外，文中的句子要尽量短，只要表达清楚主要意思即可。 在实际业务中，信电的格式和内容未必如此规范。 比如在对方发来的一封信或电报中，我们可能会用一句话来回答其中的问题，那么信件和电报就可以这么短。 另外英语培训，我们可以使用缩写，比如ASAP表示尽快，TKS表示感谢，PLS表示请等，只要不影响对方的理解即可。

成立信函示例：

上海机械进出口有限公司。

中国上海市南京路345号22楼 200223

电话： -21-62346677 传真：86-21-62346666

日期：2009 年 7 月 21 日

Freemen & Co., Ltd, 2378 Flee Street, 拉各斯, 尼日利亚

亲爱的先生或女士，

我们从您在阿里巴巴发布的信息了解到。 com 你在纺织品市场。 借此机会介绍一下我们的公司和产品，希望以后能与Bright Ideas Imports合作·

我们是一家专门从事机器制造和出口的联合企业。 我们附上了我们的目录，其中详细介绍了我们公司和公司。 vers我们目前供应的主要产品。 您也可以访问我们的网站 www． ，其中包括我们最新的产品线。

如果您对这些项目中的任何一项感兴趣，请告知我们。 在收到您的详细要求后，我们很乐意为您提供报价。

我们期待尽快收到您的询问。

此致，

上海机械进出口公司

经理

杰克

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写外贸函电的基本技巧

结合外贸函件的基本特点，外贸函件的写作应遵循简洁、准确、严谨、用词得当、委婉礼貌的原则。 具体体现在以下几个方面：

1.简单明了的原则。

当前国际贸易竞争日趋激烈。 撰写外贸函件时，用词要简明扼要，尽量用最少的文字传达完整的信息，并保证内容的准确性和完整性。

2.开门见山。

外贸函电要求内容简练，即要开门见山。 在外贸函电中，要切入主题，切忌拐弯抹角商务英语价格，让人觉得虚伪。 比如，在信的开头列出很多漂亮的词句，很容易引起对方的注意。 如果不尽快进入正题，对方就不知道自己能得到什么好处，客人也很容易失去兴趣，甚至根本不看。

3. 使用简短易懂的词语。

在写外贸信函时，一定要保证对方能看懂这些话。 如果你不明白，你会查字典吗？ 这些话你会不会跳过，跳过了，会不会误解写作的本意？ 而如果写的信中错字多的话，后果会更严重。 然而，更短的词并不总是更好。 另外商务英语价格，请适度使用缩写词。 例如，在外贸行业的长期发展过程中，逐渐出现了一些习惯性的专业简称。 灵活使用这些缩写，可以适当减少外贸函件的篇幅，节省交易对方的阅读时间。

4.删掉不相关的修饰语。

英语中的很多词在不加修饰语的情况下都有非常完整的意思。

5、查外贸函电，避免用词混淆。

外贸函电要认真核对，避免用词混乱，因为写外贸函电的目的不仅是简洁明了，更重要的是让读者看得懂。

6、合理使用短句、短段。

外贸信函中短句、短段的合理运用，可以起到意想不到的效果。 通过删除那些无关紧要的修饰语，免得读者因为段落过长而无法理解作者的观点，最好在段落之间留一条线，突出每一段提出的问题，这样既美观又能得到读者的注意。

7. 确保你的措辞准确无误。

在国际经济贸易过程中，交易双方在语言、文化、历史背景等方面存在差异，很容易产生误解。 所以，文笔一定要非常严谨，用词一定要准确。 在撰写外贸函件过程中选择词汇时，应尽量选择意义单一的词，尽量避免选择意义丰富的词。

8.确保演示文稿得体、得体。

外贸函电是国际商务中使用书面语言进行交流的重要工具。 它不仅要求用词和语法准确、严谨，而且要求表达得体、得体。 写外贸信的过程中不仅要充分考虑对方的文化背景，还要注意对方是老客户、新客户还是潜在客户，根据情况选择最合适的词语针对不同的对象和环境，营造良好的氛围。 获得最佳的传播效果。

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参考

张平，总编辑李雪荣； 杨承平、王凡、吕飞副主编，国际贸易实务，南京大学出版社，2012.08，第9页 张婷。 外贸函电特点及写作技巧探讨[J]. 2012(10)

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